Guía
¿Procesos odigitalización primero?
La respuesta corta: primero el proceso, después el software. Quien digitaliza primero se lleva los rodeos de siempre al sistema nuevo.
En resumen
La optimización de procesos mejora el proceso en sí; la digitalización traslada pasos a un software. Para pequeñas y medianas empresas se recomienda este orden: documentar el proceso, simplificarlo y después digitalizar de forma específica. Así el software se elige según la necesidad real y no según la cantidad de funciones.
La diferencia
| Optimización de procesos | Eliminar pasos, unirlos, aclarar responsabilidades, definir las entregas entre áreas. A menudo funciona sin tecnología nueva. |
| Digitalización | Llevar pasos a un software, capturar los datos una vez y usarlos en todas partes, automatizar procesos. |
El orden que tiene sentido
- 01
Documentar el proceso actual
Con las personas que hacen el trabajo, no solo con la dirección.
- 02
Simplificar
Eliminar todo lo que no aporta. Aclarar responsabilidades en las entregas entre áreas.
- 03
Formular requisitos
Qué debe hacer el software, descrito en su propio lenguaje.
- 04
Elegir e introducir el software
Con los requisitos en la mano compara proveedores en igualdad de condiciones.
Errores típicos
- Elegir el software por su lista de funciones y no por el proceso
- Seguir llevando en paralelo las hojas de cálculo de antes
- Dejar la introducción solo en manos de TI
- Involucrar a los empleados hasta la capacitación
- No nombrar a ninguna persona responsable del proceso
- No medir el resultado
Actualizado:
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Vale la pena el process mining para empresas pequeñas?
Rara vez. El process mining analiza datos de sistemas grandes. En pequeñas y medianas empresas, un taller conjunto con el equipo suele ser más rápido y más preciso.
¿Cuánto se tarda en documentar un proceso?
Para un proceso central, por ejemplo desde la cotización hasta la factura, por lo general de medio día a un día completo con los empleados que participan.
¿Debería introducir IA antes de que los procesos estén claros?
No. La IA puede acelerar pasos concretos, pero requiere un proceso claro y datos limpios. Si no, automatiza errores.
¿Procesos o digitalización?
Evalúe su situación
En la primera conversación revisamos su situación concreta. 20 minutos, sin costo.