Guide
Processus ounumérisation d’abord ?
La réponse courte : d’abord le processus, ensuite le logiciel. Qui numérise en premier reprend les anciens détours dans le nouveau système.
En bref
L’optimisation des processus améliore le processus lui-même, la numérisation transfère des étapes dans un logiciel. Pour les petites et moyennes entreprises, l’ordre recommandé est : relever le processus, le simplifier, puis numériser de façon ciblée. Le logiciel est ainsi choisi selon le besoin réel et non selon l’étendue de ses fonctions.
La différence
| Optimisation des processus | Supprimer des étapes, en regrouper, clarifier les responsabilités, définir les passages de relais. Souvent possible sans nouvelle technique. |
| Numérisation | Reproduire des étapes dans un logiciel, saisir les données une seule fois et les utiliser partout, automatiser des processus. |
Le bon ordre
- 01
Relever le processus actuel
Avec les personnes qui font le travail, pas seulement avec la direction.
- 02
Simplifier
Supprimer tout ce qui n’apporte rien. Clarifier les responsabilités aux passages de relais.
- 03
Formuler les exigences
Ce que le logiciel doit faire, décrit dans vos mots.
- 04
Choisir et introduire le logiciel
Avec les exigences en main, vous comparez les fournisseurs d’égal à égal.
Erreurs typiques
- Choisir un logiciel selon une liste de fonctions plutôt que selon le processus
- Continuer à tenir les anciennes listes en parallèle
- Laisser l’introduction au seul service informatique
- N’associer les collaborateurs qu’au moment de la formation
- Ne nommer personne responsable du processus
- Ne pas mesurer le résultat
Mise à jour :
Pour aller plus loin
FAQ
Questions fréquentes
Le process mining est-il utile pour les petites entreprises ?
Rarement. Le process mining analyse les données de grands systèmes. Dans les petites et moyennes entreprises, un atelier commun avec l’équipe est le plus souvent plus rapide et plus précis.
Combien de temps faut-il pour relever un processus ?
Pour un processus clé, par exemple du devis à la facture, le plus souvent une demi-journée à une journée avec les collaborateurs concernés.
Dois-je introduire l’IA avant que les processus soient clairs ?
Non. L’IA peut accélérer certaines étapes, mais elle suppose un processus clair et des données propres. Sinon, vous automatisez des erreurs.
Processus ou numérisation ?
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